En cette période sans précédent d'auto-isolement et de distanciation sociale, tout le monde est désormais encouragé à travailler à distance. Les dirigeants doivent continuer à diriger leur équipe à distance tout en les gardant engagées, motivées et productives.

Je veux partager certaines des meilleures pratiques que j'ai suivies au fil des ans depuis que je travaille avec des équipes distribuées depuis 15 ans.

Établir des relations – Connaître les membres de votre équipe
Une organisation est un groupe de personnes travaillant vers un objectif commun. Votre organisation a des gens ; ces gens sont des êtres humains, guidés par leurs émotions. Ces personnes ont des familles et une vie personnelle en dehors de leurs heures de travail de 9 à 17h. En tant que leader, vous devez connaître les membres de votre équipe sur un plan personnel. C'est crucial pour comprendre ce qui se passe dans leurs vies respectives, dans la mesure où ils sont prêts à le partager. La meilleure façon de motiver les gens est de comprendre leur situation, leur motivation personnelle et leur style de communication. C'est quelque chose que vous devriez faire en tant que leader de toute façon, mais avec une équipe à distance, cela devient encore plus crucial pour aider à mieux interagir avec votre équipe. Le leader à distance doit faire preuve de respect et de considération envers les membres de son équipe à tout moment lors de la communication virtuelle.

Communication claire et honnête
Augmenter votre communication avec votre équipe devient très important avec une équipe à distance. Communiquer excessivement vaut mieux que ne pas communiquer du tout. Utilisez tous les moyens de communication tels que le téléphone, les textos, les e-mails, la visioconférence et les chats. Vous devez comprendre le style de communication préféré de chaque membre de l'équipe et vous adapter au style de communication préféré de chacun. Le leader doit modéliser et exemplifier une communication constante avec l'équipe concernant ses allées et venues tout au long de la journée. Avoir un calendrier partagé et le mettre à jour avec toutes vos réunions est un excellent moyen de vous assurer que votre équipe sait où vous êtes à tout moment. Encouragez votre équipe à rendre son calendrier ouvert et disponible et à le tenir à jour. Soyez très transparent et clair dans votre communication et partagez clairement vos attentes. Rappelez à l'équipe les délais et les attentes de travail. Si votre équipe connaît la valeur qu'elle ajoute et quelles sont vos attentes envers elle, elle relèvera toujours le défi.

Structurez vos réunions d'équipe
C'est une excellente occasion d'ajouter de la structure à vos réunions. Je suggère d'ajouter de la structure au lieu d'avoir des réunions imprévues de dernière minute, car celles-ci ne montrent pas une qualité de leadership mais plutôt des comportements de microgestion de la part du leader.

Voici mes suggestions :
– Planifiez une réunion bihebdomadaire avec votre équipe, un bref enregistrement de 20 minutes en début de semaine, comme le mardi matin, et plus tard dans la semaine une réunion de 40 minutes pour une discussion plus approfondie. Je suis partisan des réunions courtes et concises.

– Planifiez des réunions individuelles régulières avec les membres de votre équipe chaque semaine et ayez des heures de disponibilité (office hours) afin qu'ils puissent vous contacter pour augmenter la collaboration. Pendant la réunion, permettez à chacun de s'impliquer. Certaines personnes peuvent être distraites, donc en tant que leader, vous devez les garder engagées.

– Éloignez-vous de la réunion ennuyeuse avec des diapositives PowerPoint mortelles, rendez-la amusante et donnez à chacun dans l'appel l'opportunité de s'engager et assurez-vous de faciliter la conversation.

Augmenter la collaboration
Les leaders utilisent l'opportunité d'être à distance pour augmenter la collaboration avec leur équipe. Vous pouvez utiliser une session de tableau blanc pour des activités de brainstorming et des projets créatifs. Vous pouvez prévoir des heures de disponibilité dans votre calendrier afin que les membres de l'équipe puissent vous consulter pour répondre à des questions, collaborer sur leurs tâches, tout comme quelqu'un passerait dans votre bureau pour discuter ou vous informer d'un problème. En tant que leader, vous pouvez également utiliser cette opportunité pour prendre des nouvelles des membres de l'équipe moins impliqués. C'est aussi une occasion de créer des activités d'apprentissage partagé où l'équipe peut se réunir pour regarder un webinaire et discuter de ce qu'ils ont appris et des points à retenir. Cela augmentera la confiance de votre équipe en votre leadership. Plus important encore, assurez-vous d'afficher une politique de porte ouverte.

Cohérence dans la pratique d'une politique de porte ouverte
Votre équipe doit avoir confiance que lorsqu'elle a besoin de son leader, il sera toujours disponible. Vous devez rester cohérent dans tout ce que vous modélisez en tant que leader. Votre politique de porte ouverte devient cruciale lorsque vous dirigez une équipe à distance ; comme il n'y a pas de face-à-face avec votre équipe, les membres doivent savoir que lorsque vous avez besoin d'eux, vous êtes disponible pour répondre à leurs questions, préoccupations, clarifier les attentes et supprimer les obstacles.

Innover dans la dynamique de votre équipe
Avec une main-d'œuvre à distance, le leader doit apporter de l'innovation dans la dynamique de son équipe. Vous devez être créatif dans tout ce que vous faites, votre style de communication, votre collaboration et le format de vos réunions. Je suggère de commencer votre réunion intentionnellement et sincèrement en voulant savoir ce qui se passe avec votre équipe puisque tout le monde vit dans différentes parties de la ville, du pays et du monde. Quoi de neuf dans votre région, qu'avez-vous entendu que vous pouvez partager, etc. C'est aussi une opportunité de donner du temps pour que chacun parle et engage les autres dans la conversation. Ne vous concentrez pas toujours sur le travail car c'est peut-être la seule interaction humaine que certains membres de l'équipe pourraient avoir de toute la journée. Alors, respectez l'opinion de chacun et l'opportunité de partager ce qu'ils ont à l'esprit. Après tout, nous sommes tous humains, et nous avons besoin d'être connectés et de partager nos sentiments, qu'ils soient liés au travail ou non. Donnez cette opportunité à votre équipe et rendez-la amusante pour eux afin qu'ils puissent continuer à rester engagés et motivés.

En résumé, la plupart des personnes qui travaillent à distance passent plus de 8 heures à travailler, vous devez donc vous assurer qu'elles sont soutenues émotionnellement afin qu'elles puissent se concentrer sur la productivité au lieu de s'inquiéter de ce que leur patron pense d'elles lorsque vous microgérez ou vérifiez constamment. Faire cela ne montre pas de confiance de votre part envers votre équipe. En cette période difficile, soyons de vrais leaders et agissons comme tels en faisant confiance aux membres de notre équipe.

J'espère que nous adopterons tous les meilleures pratiques pour travailler avec des équipes distribuées qui peuvent continuer même après la fin de cette pandémie de coronavirus. Sur ce, j'invite tout le monde à suivre les recommandations des experts (lavez-vous les mains, utilisez du désinfectant pour les mains, pratiquez la distanciation sociale, etc.) pendant cette période d'épidémie. Restez en sécurité et restez productifs.